Automação de contratos com CRM: O que é e por que faz diferença

Gerenciar relacionamentos com clientes e parceiros é, e sempre foi, fundamental para qualquer negócio. Já imaginou se, após fechar um acordo, o contrato pudesse ser gerado automaticamente, com os dados do seu cliente e as condições combinadas?

Graças à automação de contratos integrada com os sistemas de CRM (Customer Relationship Management), isso não só é possível, como já acontece!

Existem muitas ferramentas para isso e, recentemente, boa parte delas passou a contar com recursos de inteligência artificial que aumentam muito sua eficiência.

Neste artigo, falamos brevemente sobre elas, mas antes, vamos ver as vantagens de automatizar o CLM (contract lifecycle management) do seu escritório e o que procurar nas ferramentas que fazem isso.

Por que considerar a automação de contratos?

O processo CLM pode parecer complexo, mas, quando você entende cada etapa, percebe o valor da automação.

• Criação automatizada de contratos: utilizando templates, os contratos são gerados com base nas informações do CRM.
• Alertas e monitoramento: a plataforma envia notificações sobre renovações ou etapas importantes dos contratos.
• Economia de tempo e dinheiro: pesquisas da World Commerce & Contracting, uma associação que monitora o comércio global, indicam que práticas inteligentes de gestão de contratos podem aumentar sua receita anual em até 9%. Automatizar contratos pode ainda reduzir em mais de 25% as despesas administrativas associadas.
• Negociações simplificadas: não é necessário estar fisicamente presente no cliente (e vice-versa) para negociar. Toda a negociação pode acontecer virtualmente e de maneira colaborativa, com rascunhos atualizados em tempo real, agilizando todo o processo.
• Minimização de erros: conteúdos padronizados e conforme as diretrizes da organização garantem clareza e precisão nos contratos, sobretudo em seções que, apesar de serem comuns a vários modelos de contrato, correm o risco de saírem erradas por não levarem em conta alguma pequena modificação acordada.
• Integração de software: você pode integrar várias plataformas, como Dropbox, Microsoft Word e Google Drive, facilitando o fluxo de trabalho e o armazenamento.
• Segurança aprimorada: os contratos armazenados na nuvem têm proteção adicional, com criptografia e recursos de assinatura eletrônica para garantir autenticidade.
• Visão holística: com a integração do CRM com o CLM, você pode acompanhar todas as fases do contrato, desde a redação inicial até a renovação ou término.

E os contratos já existentes? Como automatizar o CLM deles?

É compreensível que empresas que já tenham um arquivo considerável de contratos e práticas próprias de gestão se preocupem com isso. No entanto, as boas ferramentas conseguem integrar os documentos anteriores à implementação de um CLM automatizado à nova plataforma. Isso pode exigir uma etapa de migração dos projetos que pode ser mais ou menos trabalhosa de acordo com o volume de dados.

Quais são os critérios para escolher uma solução de CLM?

Escolher uma solução de CLM implica, como toda a decisão estratégica, uma análise profunda das necessidades e dos processos de um escritório. Por isso, pode ser interessante contratar uma consultoria independente para levantar esses pontos antes de entrar em contato com representantes de alguma solução, para não ter surpresas desagradáveis depois de ter fechado contrato.

Dito isto, há alguns critérios importantes a ter em conta na hora de escolher uma plataforma que integre CRM e CLM. Veja:

• Funcionalidades abrangentes: uma ferramenta CLM ideal deve cobrir todas as fases do ciclo de vida do contrato, desde a criação e negociação até o cumprimento, renovação e eventual término.
• Integração com outras plataformas: se o assunto é integração, este ponto é fundamental. A solução escolhida deve ser capaz de se integrar com outros sistemas que a empresa já utiliza, como CRMs, ERPs, plataformas de eSignature e ferramentas de gestão de projetos, até para facilitar a migração de dados.
• Facilidade de uso: uma interface intuitiva e amigável é crucial para garantir a rápida adoção e minimizar a curva de aprendizado dos usuários.
• Segurança e conformidade: os contratos contêm dados sigilosos e por isso a solução escolhida tem de seguir padrões rigorosos de segurança, incluindo criptografia, backups e conformidade com regulamentações pertinentes.
• Personalização e flexibilidade: a capacidade de personalizar fluxos de trabalho, templates de contrato e relatórios é fundamental para atender às especificidades de cada empresa.
• Análise e relatórios: uma boa solução CLM deve oferecer recursos de análise para monitorar a performance dos contratos, identificar gargalos e otimizar processos.
• Colaboração e controle de versões: Funcionalidades que permitam múltiplos usuários trabalharem no mesmo contrato simultaneamente e rastrear as alterações feitas são essenciais.
• Notificações e alertas: o sistema deve enviar notificações automáticas sobre datas importantes, como renovações ou marcos de cumprimento.
• Acesso móvel: a capacidade de acessar e gerenciar contratos a partir de dispositivos móveis pode ser uma necessidade tanto para clientes como para a equipe.
• Suporte e treinamento: pesquise a qualidade do suporte fornecido pelo provedor e se eles oferecem treinamento adequado para a equipe.
• Escalabilidade: à medida que sua empresa cresce, as necessidades em relação ao gerenciamento de contratos também crescerão. Procure por uma solução que possa escalar de acordo com as suas demandas.
• Custo-benefício: embora o preço seja importante, é bom avaliar a solução em termos de valor que ela traz para a empresa. Um sistema mais caro pode justificar seu preço se oferecer benefícios significativos em termos de eficiência e redução de riscos.

Integração entre CRM e CLM no Salesforce e no HubSpot

As plataformas de CRM Salesforce e HubSpot são duas das mais populares (se não as mais populares) do mercado e, por isso, estão à frente de muitas outras no que diz respeito à integração entre CRM e CLM.

Tanto Salesforce como HubSpot já contam com uma plataforma de aplicativos que permite que essa integração seja o mais adaptada e abrangente possível às necessidades da sua empresa ou escritório.

Automação de contratos com Salesforce CRM

O CRM Salesforce, reconhecido globalmente, oferece funcionalidades de integração com ferramentas de automação de contratos. Entre várias funcionalidades, alguma que facilitam muito o trabalho são:

• Criação automatizada de contratos: os contratos são gerados a partir de templates fornecidos pelo usuário e das informações do CRM.
• Alertas e monitoramento: a plataforma envia notificações sobre renovações ou etapas importantes dos contratos.

Automação de contratos com HubSpot CRM

O HubSpot é outra grande referência em CRM, proporcionando uma abordagem centrada no usuário para gestão de contratos. Juntamente com a automatização de fluxos de trabalho no Hubspot, os apps de CLM podem ser integrados nesses fluxos com features como: 

• Workflows personalizados: direcione o contrato desde sua concepção até aprovação com fluxos de trabalho adaptados.
• Armazenamento centralizado e registro de versionamento: facilita o acesso e gestão mantendo todos os contratos em um único local, além de registrar as várias versões de contratos com o cliente ao longo do tempo.

eSignatures: assinatura digital de contratos integradas com CRM

Tanto o Salesforce como o HubSpot também se integram com ferramentas de eSignature (assinatura digital), o que faz toda a diferença. Afinal, a necessidade de deslocar cliente, equipe e contrato para colher assinaturas acabaria sendo um obstáculo para o ganho de eficiência que se espera com essa integração.

Algumas dessas ferramentas são:

• Adobe Acrobat Sign
• DocuSign
• PandaDoc

Combinando CRM, eSignatures e CLM, as empresas estão equipadas para enfrentar os desafios comerciais da era digital, garantindo eficiência, conformidade e uma excelente experiência para todos os envolvidos.

A eficiência é a chave no cenário empresarial atual. Adotar a automação de contratos não só economiza tempo e recursos, mas também otimiza a experiência de todos que fazem parte do processo, sobretudo os clientes. Se você ainda não se atualizou, agora é a hora e a Comunicação Aberta está aqui para ajudar.